Stel: je vindt een heel interessante vacature en je wilt solliciteren. Wat doe je dan? Vlug een mailtje sturen? Solliciteren via e-mail is een goed idee, maar houd er rekening mee dat je ook hiervoor even de tijd moet nemen. Recruiters zien dat veel kandidaten dezelfde fouten maken. Daarom hebben wij hier eens alle belangrijke elementen van een sollicitatie via e-mail op een rijtje gezet.
Sollicitaties via e-mail zijn meestal korter dan de klassieke voorbeeld sollicitatiebrief, maar toch moet je goed nakijken of je niets vergeten bent. Jouw CV en motivatiebrief zijn natuurlijk de belangrijkste elementen, maar vergeet ook niet dat elk detail belangrijk is.
Onderwerp
Het woord ‘sollicitatie’ als onderwerp van je mail is niet echt duidelijk en is ook getuigenis van weinig creativiteit. Zet in het onderwerp bijvoorbeeld de functietitel van de vacature waarvoor je solliciteert (en ook het referentienummer als dat bestaat).
Jouw e-mailadres
Gebruik je eigen e-mailadres, zo heeft de recruiter onmiddellijk het juiste adres voor zich als hij je nog een mail wilt sturen in verband met jouw sollicitatie. Zorg ervoor dat je een e-mailadres hebt dat professioneel overkomt en dus niet zoiets als superman@mars.nl. Check dagelijks je mailbox.
Geadresseerde
Zorg ervoor dat je de sollicitatie naar de juiste persoon in het bedrijf verstuurt. Gebruik enkel het mailadres dat in de vacatureaanbieding staat.
Solliciteer je spontaan? Zoek dan op de bedrijfswebsite het mailadres van de juiste persoon. Het is altijd beter om een e-mailadres van een persoon te gebruiken dan een algemene mailbox zoals “info@….nl” of “contact@….nl”. Bel het bedrijf eventueel om het mailadres van de HR verantwoordelijke te krijgen.
Veel bedrijven sturen je geen bevestiging of in het slechtste geval zelfs geen antwoord op je sollicitatie. Als je niets van hen verneemt, bel dan even naar het bedrijf om te vragen wat de status is van het sollicitatieproces.
Sollicitatiebrief
Jouw online sollicitatie vervangt de klassieke sollicitatiebrief. Denk eraan dat je sollicitatie per e-mail even verzorgd moet zijn als de brief die je vroeger zou verstuurd hebben. Sollicitatiemails bevatten vaak fouten. Lees je mail zeker nog eens goed na zodat er geen schrijffouten meer in staan, vermijd afkortingen en hou het zakelijk.
Mails zijn vaak informeler, maar voor een sollicitatie moet je toch dezelfde beleefdheidsregels hanteren als in een brief. Plak de tekst van je sollicitatiebrief in de mail en hang hem dus niet als attachment aan je mail.
Attachments
Jouw attachments mogen niet groter dan 2MB zijn. Voeg enkel de documenten toe die echt noodzakelijk zijn voor het sollicitatieproces. Heeft het bedrijf toch meer informatie nodig, dan zullen ze daar wel naar vragen. Geef de attachments een duidelijke naam. ‘Attachment 1’ en ‘Attachment 2’ zijn niet echt veelzeggende namen. Kies eerder voor bijvoorbeeld ‘CV’ en dan je voornaam en uw achternaam.
Je kunt je attachments best in PDF-bestand zetten, dan ben je er zeker van dat bedrijven ze zien zoals jij ze ziet. In Word of Excel kunnen dingen vervormd worden als ze met een andere versie van Office geopend worden.
Sommige mensen kunnen andere bestanden zoals HTML, BMP, EPS of ZIP files niet openen, je kunt ze dus beter niet gebruiken. Gebruik zeker geen exe files die vanzelf openen.
Denk eraan: een recruiter zal gemiddeld 2 tot 4 minuten tijd nemen voor elke sollicitatie. Jouw sollicitatie moet dus tegelijk duidelijk en opvallend zijn.
Ben je op zoek naar werk? Bekijk dan alle vacatures op de vacaturebank van StepStone.