Verdrink je in het werk? Heb je het gevoel dat je niet efficiënt werkt? Dan heb je ongetwijfeld heel wat stress! Misschien kan het dan helpen om je werk beter te plannen. Plannen, rangschikken, opbergen, we zullen onze geheimen met je delen, zodat je je eigen ritme vindt en efficiënter kan werken!
1. Plan alles wat je wil doen
Om je dag goed te beginnen, is het belangrijk dat je zowel je professionele als privéactiviteiten plant. Je kunt bijvoorbeeld elke avond voordat je naar huis gaat een lijst maken van alle taken die je de volgende dag moet uitvoeren. Op die manier kun je meteen bij aankomst op kantoor productief aan de slag.
2. Bepaal je prioriteiten
Voer je taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Probeer je werk te plannen volgens belangrijkheid, op die manier zal je niet opeens geconfronteerd worden met een onafgewerkt dossier op de dag van de deadline. Doorloop je takenlijst en rangschik je ‘to do list’ naar de belangrijkheid en dringendheid van elk punt.
3. Stel haalbare doelstellingen op
Zorg ervoor dat je planning realistisch is. Zorg voor voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je minder onder druk komt te staan. Bovendien zal je ook je manager verbazen als je bijvoorbeeld een dossier inlevert voor de afgesproken deadline. En als er dan iets onverwachts gebeurt, kun je dat er ook nog bijnemen, zonder dat je andere werk in gevaar komt.
4. Stem je werk af op je eigen ritme
Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommige mensen kunnen zich bijvoorbeeld beter ‘s avonds concentreren, terwijl anderen meer ‘s morgens op hun best zijn. Plan complexe taken dan ook op momenten waarop jij het meest productief bent. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.
5. Sorteer en gooi weg
We worden bedolven onder bergen papieren en hebben altijd een volle mailbox. Door regelmatig zaken te sorteren kun je heel wat tijd winnen. Dan is het afgelopen met het uren zoeken naar een document dat op je bureau ligt, of naar een e-mailbericht dat verloren is gegaan in je overvolle inbox. Maak er dus een gewoonte van om documenten die je niet langer nodig hebt meteen te verwijderen! De andere documenten kun je het best opslaan in mappen.
6. Ruim je bureau op
Ook een slecht opgeruimd bureau kan er voor zorgen dat je heel wat tijd verliest. Waarom plan je niet op elke dag een moment om je bureau op te ruimen? Bedenk goed op het moment dat je iets oppakt wat je er mee wilt: plan er een taak voor in, delegeer het, archiveer het of gooi het weg. Zo heb je alles maar 1 keer in je handen en dat scheelt tijd.
7. Geef taken weg en durf nee zeggen
Geef de taken die je petje te boven gaan aan de personen boven jou, en aan je assistent(e) de taken die hij/zij kan overnemen. Om dit snel te doen verlopen en om misverstanden te voorkomen, is een goede communicatie tussen collega’s van het allergrootste belang. Aarzel ook niet om de hulp in te roepen van je collega’s. Altijd alleen willen zoeken naar oplossingen zal je heel wat tijd kosten, terwijl je collega’s misschien een pasklaar antwoord op je vraag hebben. Wees andersom ook niet bang om opdrachten te weigeren die niet thuishoren in jouw takenpakket.
8. Gebruik tools om je te helpen
Als je er ondanks al deze tips nog steeds niet in slaagt om je werktijd efficiënt te beheren, kun je ook gebruikmaken van een aantal handige softwaretools. Je kunt je Outlook agenda gebruiken om taken in te plannen, maar er bestaan ook softwarepakketten.
Je ziet het: je werk beter organiseren is niet zo moeilijk en je wint er veel tijd mee! Tijd die je kunt doorbrengen met je familie en vrienden, om je te ontspannen en dus minder gestrest door het leven te gaan. Controle over je werktijd is dus essentieel om een beter evenwicht te vinden tussen werk en privéleven.
StepStone wenst je alvast veel succes bij het plannen van je werk en het vinden van een baan die bij je past.