Hoe kiest u het juiste werving- & selectiebureau?

"De mate van succes hangt af van de gebruikte zoek- en selectiemethodes."

Meer dan 2000 bureaus

Van de Nederlandse overheid mogen ruim 2.500 vergunninghouders werving- & selectie- activiteiten uitvoeren. Van die 2.500 zijn er ruim 2.000 echt actief in werving & selectie of executive search (head hunting). Daarvan zijn er slechts 150 tot 200 actief die middelgroot tot groot zijn. De overigen zijn eenmanszaken of bedrijven voor wie werving & selectie geen core business is. Van de genoemde 150 à 200 actieve bureaus zijn er zo'n 60 lid van de branchevereniging OAWS, de bureauorganisatie voor werving, search & selectie. 

Specialisme

Circa 45% van alle bureaus specialiseert zich naar discipline, deelmarkt, functieniveau of een combinatie daarvan. Dit percentage neemt nog altijd toe. Gespecialiseerde bureaus doen bijvoorbeeld alleen financiële vacatures of vacatures in de logistieke sector. Zij beperken zich tot één type vacature of een bepaald vacatureniveau. Verwacht mag worden dat zij meer van de betreffende discipline of deelmarkt weten. Meer dan 50% van alle bureaus hebben een algemene praktijk: zij behandelen vacatures in meerdere disciplines en in meerdere deelmarkten.

Normen: vertrouwelijkheid en discretie
Een werkgever verwacht dat het bureau bedrijfs- en persoonlijke gegevens vertrouwelijk en discreet behandelt. Hiervoor zijn een aantal richtlijnen opgesteld, zoals:

• Wet op behoud van privacy opgesteld door de overheid en gericht op richtlijnen voor databases van o.a. kandidaten. 
• Arbeidsbemiddelingvergunning voor werving & selectie. Voor verstrekking, controle en handhaving van de vergunning heeft de overheid onvoldoende mankracht en staat het vergunningstelsel op de helling. 
• De NVP Sollicitatiecode als opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Personeelsbeleid (werkgevers) in overleg met de Stichting van de Arbeid. De Sollicitatiecode kent een klachtenprocedure, echter zonder sancties voor overtreders. 
• De OAWS Gedragscode en de OAWS Privacycode opgesteld door de branchevereniging voor werving & selectie (bureaus) de OAWS, in overleg met de overheid. Dit zijn de meest vergaande normen die echter alleen dwingend zijn voor de ca. 60 bij de OAWS aangesloten bureaus. De OAWS-normen zijn de enige met een formele klachtenprocedure voor kandidaten en opdrachtgevers met daadwerkelijke sancties voor aangesloten bureaus die de regels overtreden. 

Condities: exclusiviteit en no-cure-no-pay

Er is sprake van exclusiviteit als slechts één bureau kandidaten zoekt voor de vacature. Exclusiviteit kan meer 'commitment' van het bureau betekenen. Exclusiviteit straalt duidelijkheid af op kandidaten: er is één duidelijke communicatielijn, van één bureau naar opdrachtgever. Nadeel van exclusiviteit is dat er minder (snel) kandidaten gevonden worden, omdat andere andere bureaus geen kandidaten mogen leveren.
Bij een no-cure-no-pay-opdracht betaalt de opdrachtgever het bureau alleen als het de vacature daadwerkelijk invult. Bureaus aangesloten bij de branchevereniging OAWS nemen alleen vacatures in behandeling op basis van exclusiviteit. Zij werken niet op basis van no-cure-no-pay.

Zoeken & selecteren

Het succes hangt samen met de gebruikte zoek- en selectiemethodes. Zoeken kan via file search (beperkt), mediawerving (advertenties en internet) en executive search (gericht en discreet zoeken naar hoger management en specialisten). Selectie kan via interviews, referentieonderzoek en psychologische testen, inclusief assesment centers (simulatie praktijksituatie). Over het algemeen geldt hoe meer selectiestappen, hoe hoger de kans dat de uiteindelijke kandidaat succesvol is in de functie.

Procedure en referenties

Informatie en voorwaarden met betrekking tot de verschillende selectiecriteria zijn op te vragen bij de bureaus. Een professionele procedure is de basis voor succes: condities, heldere tijdsplanning, goede vacature-inventarisatie, zoek- en selectiemethodes, voortgangs-, vorm- en eindrapportage. Een ISO-9000/1/2-certificaat garandeert een gestructureerde aanpak. Door referenties van een bureau op te vragen kunt u meer zekerheid vergaren omtrent de opgegeven procedure en slaagkans. 

Samengevat: checklist selectiecriteria

Specialisme : heeft het bureau een specialisme naar discipline, deelmarkt of niveau die bij het zoekprofiel aansluit? Zo ja, dan verhoogt dit de kans op de juiste kandidaat.
Normen : hecht u als opdrachtgever veel aan een vertrouwelijkheid en discretie? Zo ja, let dan op gehanteerde normen: NVP Sollicitatiecode, OAWS-lidmaatschap (Gedragscode en Privacycode), exclusiviteit per opdracht.
Condities : wilt u wel exclusiviteit voor de vacature aan één bureau geven? Verwacht u no-cure-no-pay?
Zoek- & selectiemethoden : vraag naar de gehanteerde zoek & selectiemethoden. Over het algemeen geldt hoe meer zoek- en selectiestappen hoe hoger de slaagkans.
Procedure en referenties : vraag naar de procedure om de selectiecriteria te verzamelen en met referentie-onderzoek kunt u meer zekerheid krijgen over de slaagkans. 

Consultant belangrijk
Als u voor een bureau gekozen heeft, ligt de uitvoering van de procedure en de normen bij de consultant die de vacature behandelt. Vraag daarom ook naar zijn of haar achtergrond in werving & selectie en in de betreffende discipline of deelmarkt die vermeldt staat in het zoekprofiel. Werving & selectie blijft mensenwerk. Veel succes! 

Tekst: P.J.M. Fontijn © OAWS