Elektronische post: 15 tips voor een beter gebruik

"De elektronische post kan ons kostbare tijd doen winnen en ons leven vergemakkelijken, maar daarvoor moeten we die e-mail doordacht gebruiken."

De elektronische post kan ons kostbare tijd doen winnen en ons leven vergemakkelijken, maar daarvoor moeten we die e-mail doordacht gebruiken. Om te vermijden dat de elektronische briefwisseling een factor van non-communicatie en tijdverlies wordt, stellen wij u 15 eenvoudige regels voor die u onmiddellijk in uw bedrijf kunt toepassen.

1. Wees bondig en direct
Schrijf niet langer dan nodig is. Een e-mail leest moeilijker dan een brief. Gebruik korte, actieve zinnen. Maak de leesbaarheid zo gemakkelijk mogelijk.

2. Do-Delegate-Delay-Delete
Behandel uw berichten slechts één keer. Ofwel verwerkt u ze onmiddellijk zelf (DO), ofwel stuurt u ze door naar de meest aangewezen persoon (DELEGATE), ofwel stopt u ze in een subdirectory (rubriek) "later te behandelen" (DELAY), ofwel verwijdert u ze meteen (DELETE).

3. Antwoord snel
Elke e-mail van buitenaf moet binnen 24 uur beantwoord worden. Wanneer u buitenshuis of met vakantie bent, zorg er dan voor dat uw e-mails toch worden behandeld. Indien een bericht wat bedenktijd vereist, stuur dan een e-mail naar de afzender waarin u de snelle afhandeling van zijn verzoek belooft: dat zal hem tot geduld aanzetten en hem ervan overtuigen dat hij - in uw ogen - belangrijk is.

4. Verzorg uw attachments
Stuur geen zware bestanden door: dit brengt uw correspondent in moeilijkheden en kan zelfs zijn systeem blokkeren. Verzend dus enkel nuttige of (voor zware documenten) gecompresseerde attachments (zip), die vooraf door een betrouwbaar anti-virussysteem werden gescand. Indien het om een offerte gaat, zet ze dan om in een pdf bestand zodat deze niet kan gewijzigd worden.

5. Geef uw bericht een duidelijk structuur
Indien uw e-mail lang is (meer dan 25 regels), is het beter een document met een mooie opmaak als attachment toe te voegen. Indien dit niet het geval is, gebruik korte paragrafen, gescheiden door een witlijn en als u met punten werkt, nummer ze dan.

6. Maak geen misbruik van de optie 'hoge prioriteit'
Het komt opdringerig over als u die topprioriteit geeft aan een niet echt dringend bericht. 

7. Schrijf niet alles in HOOFDLETTERS
SCHRIJVEN IN HOOFDLETTERS IS ZOIETS ALS SCHREEUWEN OP PAPIER. Is dat echt uw bedoeling ?

8. Voeg een disclaimer aan uw e-mails toe
Een goede disclaimer ontlast uw bedrijf van elke juridische verantwoordelijkheid voor daden gesteld door een werknemer. Dit is nuttig om u te beschermen. Het kan bijvoorbeeld vermijden dat u voor het gerecht gedaagd wordt wanneer u een virus hebt doorgestuurd (wat in de Verenigde Staten steeds vaker het geval is).

9. Lees uw e-mails nog eens na voor u ze verstuurt
Heel wat mensen vergeten hun e-mails voor verzending nog eens na te lezen. Een fatale vergissing. Opgelet voor schrijf- en taalfouten! Een herlezing laat u bovendien toe u in het perspectief van de lezer te plaatsen. Dat is dikwijls nuttig.

10. Geef een onderwerp aan uw boodschap
Niets is dan in uw mailbox berichten te ontvangen, voorafgegaan door een "re: ". U weet dan niet waarover het gaat en u kunt die berichten ook niet klasseren. Maak gebruik van duidelijke benamingen, zoals: "Dossier X: PV van de vergadering van 23 november" of "Product A: prijsaanvraag".

11. Gebruik Bcc of 'mail merge' voor uw mailings
Het is vervelend wanneer uw post voorafgegaan wordt door een lange opsomming van correspondenten die in de 'to' zijn geplaatst! Stuur uw mail naar één enkele bestemming en plaats al uw correspondenten in Bcc of maak gebruik van de 'mail merge' (zie helpfunctie in Word).

12. Stuur geen kettingbrieven of 'hoax' door
De meeste kettingbrieven zijn slechts grappen (hoax). Doe niet mee aan spelletjes die alleen tot doel hebben de netwerken te belasten!

13. Eis geen 'read receipt'
Dat zorgt enkel voor irritatie bij uw correspondent, eens temeer omdat hij die functie uitgeschakeld kan hebben. Indien u feedback wenst, kunt u dat beter in uw boodschap vermelden.

14. Verstuur geen vertrouwelijke informatie via e-mail!
U moet weten dat de elektronische snelweg publiek domein is. Om het even wie kan de vrijheid nemen om uw boodschap - volledig buiten uw controle om - naar een persoon van zijn keuze door te sturen.

15. Beantwoord geen 'spams'
Door een 'spam' (een niet gevraagde boodschap die uw inbox belast) te beantwoorden of zelfs door de functie 'unsubscribe' te gebruiken, bevestigt u dat uw adres 'bewoond' is, wat tot een nieuwe toevloed van ongewenste berichten kan leiden. Maak veeleer gebruik van de 'delete' -toets of anti-spamsoftware.

Kijk ook uit als u gaat solliciteren naar de werkwijze die u gebruikt bij het e-mailen. StepStone heeft voldoende vacatures online staan waar u op kunt solliciteren.