Wat mag u niet vergeten als u via e-mail solliciteert?

Stel: u vindt een heel interessante vacature en u wilt solliciteren. Wat doet u dan? Vlug een mailtje sturen? Solliciteren via e-mail is een goed idee, maar houdt er rekening mee dat u ook hiervoor even de tijd moet nemen. Rekruiters zien dat veel kandidaten dezelfde fouten maken. Daarom hebben wij hier eens alle belangrijke elementen van een sollicitatie via e-mail op een rijtje gezet.

Sollicitaties via e-mail zijn meestal korter dan de klassieke sollicitatiebrief, maar toch moet u goed nakijken of u niets vergeten bent. Uw CV en uw motivatiebrief zijn natuurlijk de belangrijkste elementen, maar vergeet ook niet dat elk detail belangrijk is.

Onderwerp
Het woord 'sollicitatie' als onderwerp van uw mail is niet echt duidelijk en is ook getuigenis van weinig creativiteit. Zet in het onderwerp bijvoorbeeld de functietitel van de vacature waarvoor u solliciteert (en ook het referentienummer als dat bestaat).

Uw e-mailadres
Gebruik uw eigen e-mailadres, zo heeft de rekruiter onmiddellijk het juiste adres voor zich als hij u nog een mail wil sturen in verband met uw sollicitatie. Zorg ervoor dat u een e-mailadres heeft dat professioneel overkomt en dus niet zoiets als superman@mars.be. Check dagelijks uw mailbox.

Geadresseerde
Zorg ervoor dat u uw sollicitatie naar de juiste persoon in het bedrijf verstuurt. Gebruik enkel het mailadres dat in de vacatureaanbieding staat. Solliciteert u spontaan? Zoek dan op de bedrijfswebsite het mailadres van de juiste persoon. Het is altijd beter om een e-mailadres van een persoon te gebruiken dan een algemene mailbox zoals  "info@….be" of "contact@….be". Bel het bedrijf eventueel om het mailadres van de HR verantwoordelijke te krijgen. Veel bedrijven sturen uw geen bevestiging of in het slechtste geval zelfs geen antwoord op uw sollicitatie. Als u niets van hen verneemt, bel dan even naar het bedrijf om te vragen wat de status is van het sollicitatieproces.

Sollicitatiebrief
Uw online sollicitatie vervangt de klassieke sollicitatiebrief. Denk eraan dat uw sollicitatie per e-mail even verzorgd moet zijn als de brief die u vroeger zou verstuurd hebben. Sollicitatiemails bevatten vaak fouten. Lees uw mail zeker nog eens goed na zodat er geen schrijffouten meer in staan, vermijd afkortingen en hou het zakelijk. Mails zijn vaak informeler, maar voor een sollicitatie moet u toch dezelfde beleefdheidsregels hanteren als in een brief. Plak de tekst van uw sollicitatiebrief in de mail en hang hem dus niet als attachment aan uw mail.

Attachments
Uw attachments mogen niet groter dan 2MB zijn. Voeg enkel de documenten toe die echt noodzakelijk zijn voor het sollicitatieproces. Heeft het bedrijf toch meer informatie nodig, dan zullen ze daar wel naar vragen. Geef de attachments een duidelijke naam. 'Attachment 1' en 'Attachment 2' zijn niet echt veelzeggende namen. Kies eerder voor bijvoorbeeld 'CV' en dan uw voornaam en uw achternaam. U kunt uw attachments best in PDF-bestand zetten, dan bent u er zeker van dat bedrijven ze zien zoals u ze ziet. In Word of Excel kunnen dingen vervormd worden als ze met een andere versie van Office geopend worden. Sommige mensen kunnen andere bestanden zoals HTML, BMP, EPS of ZIP files niet openen, u kunt ze dus beter niet gebruiken. Gebruik zeker geen exe files die vanzelf openen.

Denk eraan: een rekruteerder zal gemiddeld 2 tot 4 minuten tijd nemen voor elke sollicitatie. Uw sollicitatie moet dus tegelijk duidelijk en opvallend zijn.