7 tips voor een efficiënte vergadering

Heeft u ook wel eens het gevoel gehad dat een vergadering nutteloos was? In bedrijven wordt veel vergaderd, soms zelfs als het eigenlijk niet echt nodig is. Wij geven u tips die u kunnen helpen om efficiënter te vergaderen.

1. Vergaderen we wel om de juiste reden?
   Sommige vergaderingen zijn nutteloos omdat ze niet om de juiste reden georganiseerd worden. Als u zelf een vergadering wil organiseren, vraag u dan zeker eerst af of dat op dat moment een meerwaarde biedt voor het project waar u aan werkt. Misschien zijn er wel betere alternatieven dan een vergadering. Als iemand anders u uitnodigt voor een vergadering en u weet niet of u een meerwaarde kan bieden, vraag dan ook of het noodzakelijk is dat u er bij bent.
2. Zorg voor een duidelijke structuur
   Vergaderingen moeten een duidelijke structuur hebben. Vooraf  moet duidelijk zijn wat het resultaat van de vergadering moet zijn. Het doel moet voor iedereen duidelijk zijn zodat iedereen to the point blijft. Diegene die de vergadering leidt, moet het doel dan ook duidelijk voor ogen houden en er niet teveel van proberen af te wijken.
3. Stuur een agenda door
   Om te vermijden dat er van het doel van de vergadering wordt afgeweken, is het belangrijk om een duidelijke agenda op te stellen. Stuur de agendapunten ook door naar alle deelnemers zodat zij duidelijk weten waar de vergadering over zal gaan.
4. Maak slides
   Als er veel thema's aan bod komen en de deelnemers achtergrondinformatie nodig hebben om goed te kunnen volgen, bereid dan enkele slides voor. Neemt u deel aan een vergadering, volg dan de slides op het scherm goed en probeer ze te begrijpen.
5. Maak een verslag
   Zorg ervoor dat iemand een verslag maakt van de vergadering. Het is voor alle deelnemers interessant om achteraf de notulen te krijgen van wat er beslist is. Zo is het ook voor iedereen duidelijk en kan er nadien geen verwarring bestaan over het resultaat van de vergadering. In veel bedrijven worden de actiepunten in een apart kopje van de notulen opgenomen, zodat iedereen in één oogopslag ziet wat er van wie wordt verwacht. Nam u zelf deel aan een vergadering? Lees dan zeker het verslag dat u krijgt nog eens goed door.
6. Laat het niet te lang duren
   Houd u aan de afgesproken tijd en laat de vergadering niet onnodig lang duren. Als u na 5 minuten al tot een conclusie komt, sluit de vergadering dan gewoon af. Duurt de vergadering vrij lang, las dan pauzes in op regelmatige tijdstippen, iedereen zal dan beter geconcentreerd terugkomen.
7. Maak tijd voor vragen
   Voorzie aan het einde van de vergadering tijd voor vragen. De beslissingen die genomen zijn, moeten voor iedereen duidelijk zijn en iedereen moet dus ook de kans hebben om vragen te stellen. Neemt u zelf deel aan een vergadering, stel u vragen dan zeker, ook al moet u daarvoor de vergadering even onderbreken.

Wij wensen u nog veel succes bij het vergaderen!

Wilt u tips bij het succesvol schrijven van een sollicitatiebrief of een goed voorbeeld CV? De vacaturebank van StepStone heeft naast vacatures ook carriere advies.