Lenteschoonmaak op Kantoor - Zin of Onzin?

Het is weer lente!  De dagen lengen, de eerste zonnestralen breken door en hier en daar ziet u al een krokus onder het gras.  Tijd om de luiken open te gooien en uw leven te herorganiseren.

Het voorjaar is traditioneel dé  periode bij uitstek om het huis een grondige schoonmaakbeurt te geven en de winterblues achter zich te laten.

Lifestylebladen en praatprogramma's besteden uitgebreid aandacht aan het onderwerp en overstelpen ons met tips en hulpmiddelen om de komende maanden fris en monter tegemoet te gaan.

Waarom zouden we dan ook ons kantoor geen opknapbeurt geven?

Dag in, dag uit, wordt u overstelpt met informatie.  Nieuwe e-mail boodschappen, rapporten, facturen, offertes, enz... U heeft het te druk om alles meteen af te handelen en uw bureau begint er langzaam maar zeker als een opslagruimte uit te zien.

Een rommelig bureau op zich, vormt geen probleem.  Erger is, dat belangrijke informatie verloren gaat of ronduit vergeten.  Vaak besteden we hierdoor teveel tijd aan "dringende" dingen en zien we belangrijke taken over het hoofd.

Een vol bureau is bovendien demotiverend en werkt de neiging tot uitstel in de hand.  U gaat moedwillig en automatisch "vervelende" taken voor u uitschuiven en uw tijd verdoen aan onbeduidende of bijkomende opdrachten.  Wanneer u deze slechte gewoonte hebt geadopteerd, raakt u er nog moeilijk van af; dit heeft uiteindelijk een negatieve invloed op de kwaliteit van uw werk en uw gemoedstoestand.

Rommelig kantoor, rommelige geest?

Moet uw werkomgeving supernetjes en leeg zijn om goed te kunnen functioneren?  Sommigen onder ons zweren bij een opgeruimde werkruimte, terwijl anderen zonder moeite de benodigde documentatie uit een torenhoge stapel documenten vissen.

Wie heeft het bij het rechte eind?  Beiden!  U moet rekening houden met wat voor u het beste werkt.Velen onder ons hebben gelijktijdig verschillende projecten lopen; dit maakt het bijna onmogelijk om slechts één dossier op tafel te hebben liggen.

Bent u creatief, dan hebt u misschien behoefte aan inspiratie?  Houdt u van detail, dan omringt u zich wellicht graag met referentiemateriaal.  Misschien wilt u door middel van een vol bureau de indruk wekken dat u druk bezig bent (omdat u bijvoorbeeld bang bent ontslagen te worden), misschien bent u wel van mening dat een ordelijk bureau efficië ntie uitstraalt.

Hoe dan ook, een behendig systeem om routinematig taken af te handelen is dé sleutel tot tijdswinst en succes!

Lenteschoonmaak tips

Voelt u zich regelmatig gestressed achter uw bureau?  Vindt u soms uw telefoon niet meer terug onder de stapels documenten?  Weet u niet meer welke kleur uw toetsenbord heeft?  Dan komen volgende adviezen ongetwijfeld van pas.

Of u nu uw bureaulade leegmaakt, e-mails ordent of de archiefkast opruimt, u moet eerst bepalen wat u wilt bewaren en wat niet.  Hierbij houdt u rekening met wettelijke verplichtingen en de standaardvoorschriften binnen een bedrijf.  Zodra uw werkplaats op orde is, kunt u eventueel bestellen wat u nog nodig heeft aan opbergmogelijkheden.

Start met uw bureau

Wanneer u met opruimen start, begin dan met de oudste stapel documenten (meestal is dit de stapel die het verst van uw stoel verwijdert is).  Bekijk elk document slechts één keerl en beslis wat u ermee gaat doen: archiveren, weggooien of bewaren om later te sorteren.

Vraag uzelf bij elk document af waarom u het eventueel nodig kan hebben.  Moet u op basis van de informatie actie ondernemen, bent u juridisch gezien verplicht het document te bewaren of heeft u de informatie nodig om naar te refereren bij het uitvoeren van andere taken? Bewaar het document dan!

Heeft u een document echt niet nodig, wees dan moedig en gooi het weg!  Houdt informatie niet alleen bij omdat er op een dag misschien iemand naar kan vragen.

Zodra u klaar bent met sorteren, maakt u een postbakje 'In', een bakje 'Out' en een bakje 'Pending'. Dit laatste bakje maakt u aan het eind van iedere dag leeg en u archiveert de inhoud in een map (gelijkaardige onderwerpen plaatst u bij elkaar onder een tabblad).

Bij het herindelen van uw archiefkast dient u er rekening mee te houden dat niet alleen u, maar ook uw collega's moeiteloos moeten kunnen terugvinden wat ze zoeken.

Maak uw bureaulade leeg en behoudt slechts het hoogstnoodzakelijke (het heeft geen enkele zin stapels pennen, gommen en post-it notes te verzamelen).

Loop uw adressenboekje na en verwijder alle informatie die niet langer van toepassing is, update adressen en telefoonnummers.

Houdt uw bureau net door inkomende post onmiddellijk te sorteren.  Gooi alles wat onbelangrijk is direct weg.  Besteedt elke dag minimum een kwartiertje aan het opruimen; dit lijkt overbodig, maar het bespaart uiteindelijk héél wat tijd.

Elektronische documenten

Op de computer slaan we vaak gegevens op die we niet meer onmiddellijk nodig hebben, maar die we graag bewaren ter informatie.  Verwijder overbodige informatie (of informatie die u elders kunt terugvinden) en maak een back-up van de overige documenten.

Hierdoor wordt uw elektronisch archief overzichtelijker en vindt u gemakkelijker gegevens terug. Bovendien maakt u extra ruimte vrij op uw harde schijf, waardoor u uw data sneller kunt ophalen.

Ook uw inbox heeft wellicht een grondige schoonmaakbeurt nodig.  Afspraken, uitnodigingen, bevestigingen, nieuwsbrieven, informatieve e-mails … uw mailbox puilt uit van de boodschappen.

We maken maar al te vaak de fout informele e-mails te lang te bewaren.  Stel uzelf de vraag of een e-mail formeel of informeel is en bewaar op termijn enkel e-mails die inhoudelijke of juridische gevolgen kunnen hebben, een bewijs- of verantwoordingsfunctie hebben of die u nodig heeft om actie te kunnen ondernemen.

Verwijder informele e-mail periodiek en orden andere mailtjes per klant of onderwerp in een map. Zo vindt u belangrijke boodschappen snel terug en bespaart u uiteindelijk opnieuw een hoop tijd.

Opruimen in teamverband

Natuurlijk kan uw collega niet voor u beslissen wat u wel of niet moet bewaren.  Het is wel nuttig om één keer per jaar samen rond de tafel te gaan zitten en te beslissen wie wat bewaart.

Binnen een bepaalde afdeling werken vaak verschillende mensen aan éénzelfde opdracht.  Het is niet nodig om bepaalde documenten in vijfvoud te bewaren.  Stel samen een centraal archivatiesysteem op en duidt aan wie er verantwoordelijk is voor het up-to-dat houden van welke informatie.

Ziet u het écht niet meer zitten?

Heeft u werkelijk moeite met het opzetten van een overzichtelijk archiefsysteem, of  hebt u geen idee waar te beginnen?  Dan kunt u eventueel een professionele opruimer inhuren.

Professionele opruimers komen ter plaatse, inventariseren de situatie en stellen een gepersonaliseerd actieplan op.  Een 'organizer' leert u tijdsplanningen beter na te leven en sneller te beslissen.

Een goed georganiseerde werkplek bespaart tijd, werkt motiverend en vermijdt onnodige frustraties.