Manager in de sandwichpositie

Als manager die verantwoordelijk is voor personeelszaken valt u vaak tussen wal en schip. U staat middenin de bedrijfshiërarchie tussen de baas en de medewerkers en moet verantwoording afleggen tegenover twee partijen.

De zogenaamde "sandwichpositie" brengt vele uitdagingen met zich mee. Enerzijds moet u als manager voldoen aan uw leidersrol ten opzichte van uw medewerkers en beslissingen van hogerhand nader verklaren. Anderzijds moet u de oplossingen van uw team communiceren aan uw eigen meerderen, verslag uitbrengen over succesvolle transacties en de belangen van uw medewerkers behartigen.

Als manager in de sandwichpositie moet u mensen opvangen en inlichten. U moet communiceren en bemiddelen in beide richtingen. Medewerkers verwachten dat u een duidelijk standpunt inneemt bij bepaalde zaken en willen bij de gebeurtenissen worden betrokken. Bovendien is het voor hen belangrijk dat u hun belangen behartigt bij de directie. Uw eigen meerderen wensen in de eerste plaats dat de geplande maatregelen effectief en snel worden uitgevoerd. U wilt niet worden lastig gevallen met details of onbelangrijke problemen. U verwacht veeleer oplossingen en dat taken efficiënt worden uitgevoerd. Wees ervan bewust dat u uw taken enkel met een gezonde portie evenwicht de baas kunt worden, anders bestaat het gevaar dat u tussen beide partijen wordt gekneld. Veel managers zitten vaak in een vicieuze cirkel. U kunt leren hoe u daarmee moet omgaan. Bent u op dit moment nog geen manager, en lijkt u leiderschap wel wat? Bekijk dan de management vacatures op de vacaturebank van StepStone.

Een voorbeeld uit het beroepsleven

In een ingenieursbureau is het hogere management van plan nieuwe software te gebruiken. De overeenkomst met de leverancier van de nieuwe software is al ondertekend. Het gaat er nu om de oude gegevens en structuren aan te passen aan het nieuwe systeem. Als afdelingschef bent u van mening dat de termijn van zes maanden onrealistisch is daar de omzetting moet gebeuren bovenop de "usual business" en uw medewerkers die zich bezighouden met lopende projecten ook veel intensiever zullen moeten werken. Uw eigen baas zegt echter :"Het is de eerste keer dat ik hoor dat de omzetting niet kan worden gerealiseerd in zes maanden tijd. Andere firma's slagen daar toch ook in." U voelt zich onder druk gezet, u bent bang dat u uw baan zult verliezen of geen stap verder zult komen. U kunt ook zwijgen, de situatie dulden, uw medewerkers onder druk zetten en zich aanpassen aan de situatie. Uw baas zal zich daardoor bevestigd voelen in zijn opvatting. U kunt echter ook plausibel argumenteren waarom u nog twee maanden extra nodig heeft voor de omzetting. U hebt meerdere grote klanten die ook de volgende jaren nog zeer belangrijk zullen zijn voor de onderneming. Een goede dienstverlening is even essentieel. Uw onderneming staat tenslotte voor goede kwaliteit en een uitstekende dienstverlening. Medewerkers zijn hiervoor onontbeerlijk.

Tactieken voor de sandwichpositie

Als u de belangen van uw medewerkers wilt behartigen en tegelijkertijd wilt voldoen aan de verwachtingen van uw eigen meerderen, moet u om te beginnen goed beseffen dat u het niet iedereen - noch uw meerderen, noch uw medewerkers - naar de zin kunt maken. Alleen als u dit inziet, kunt u de bestaande druk verminderen. Ontwikkel als manager met leidinggevende verantwoordelijkheden daarom uw eigen duidelijke strategie en wijk niet af van uw koers. Een duidelijke strategie betekent echter niet dat u uw doelstellingen eigenzinnig en halsstarrig, zonder rekening te houden met uw team of uw meerderen, kunt verwezenlijken. Er moet een compromis zijn tussen uw eigen standpunt en dat van anderen. Hier komt het er eveneens op aan het juiste evenwicht te vinden. Een duidelijke strategie en een vast standpunt betekenen altijd dat er veel met elkaar moet worden gepraat, dat problemen moeten worden uitgepraat, dat conflicten moeten worden opgelost en dat er moet worden gezocht naar efficiënte oplossingen. Die duidelijke strategie moet in alle relaties worden doorgetrokken: pas deze strategie zowel toe bij discussies met uw eigen meerderen als met uw medewerkers. Enkel zo maakt u een consequente indruk, wekt u vertrouwen op en kunt u uw strategie in beide richtingen verdedigen.

In staat zijn beslissingen te nemen

Het is duidelijk dat verschillende afdelingen en sectoren verschillende vormen van logica ontwikkelen. Wanneer men ze niet onder controle houdt, werkt iedereen tegen elkaar. Indien u als manager alles tot in het kleinste detail bespreekt, leidt dit niet tot resultaten of beslissingen. U kunt niet met iedereen alles bespreken. Het geheim zit in het juiste evenwicht. Enkel personen met een sterke verantwoordelijkheid zijn geschikt om managersfuncties te bekleden. Als manager moet men dus naar meningen kunnen luisteren en de kennis van anderen op prijs stellen, maar ook in staat zijn een beslissing te nemen en zich daaraan te houden. Een moeilijke opdracht dus.

Grenzen bepalen

Daarom moet u als manager een duidelijk beeld hebben van wat u als uw taken ziet en wat niet, waar u collega's en medewerkers tegemoet komt en wat u van anderen, hetzij uw meerderen, hetzij uw ondergeschikten, verwacht. Bepaal uw grenzen en neem een standpunt in. Zorg ervoor dat u geen speelbal wordt van uw medespelers en hun verwachtingen, anders wordt u voor alle denkbare nalatigheden ter verantwoording geroepen, zelfs indien deze nalatigheden niet behoren tot uw verantwoordelijkheidsgebied. Een goede manager met leidinggevende verantwoordelijkheden moet soms ook vervelende beslissingen nemen, onaangename feiten ter sprake brengen of informatie aankondigen of doorgeven die niet naar de zin is van alle betrokkenen.

Stress-situaties overwinnen

Als succesvol manager moet u goed kunnen omgaan met stress. In onvermijdelijke stress-situaties komt het erop aan, uw kalmte te bewaren en uw kop niet in het zand te steken. Verkeerde beslissingen mogen noch door de medewerkers, noch door leidinggevenden worden verdoezeld. Daarmee doet u zich geen plezier. Blijf bij uw beslissingen, ga moeilijke gesprekken niet uit de weg maar bereid u zorgvuldig voor wanneer u bewijzen wilt aanvoeren. Conflicten of probleemsituaties worden niet vanzelf opgelost. Hiervoor zijn duidelijke oplossingen en ondubbelzinnige beslissingen vereist.

De meest voorkomende fouten van managers in de sandwichpositie

• In stress-situaties opvliegend en geïrriteerd reageren tegen de medewerkers.
• Niet correct reageren op kritiek "van hogerhand ".
• Te voorbarig beslissingen nemen zodat deze niet consequent zijn.
• Tegen iedereen altijd aardig willen zijn en te vaak de ogen dichtknijpen.
• Het team onvoldoende informatie geven.
• Lofuitingen "van hogerhand" niet doorgeven aan de medewerkers.
• Ideeën en kritiek van de medewerkers niet "naar boven toe " verder vertellen.
• De medewerkers geen feedback geven.