Acte de présence

"Hou tijdens uw presentatie rekening met uw publiek."

Bij een presentatie draait het aan de ene kant om algemene principes en anderzijds om het presentatietraject. In dit artikel word een kleine presentatie training gegeven met enkele tips en trucs.

Algemene principes

Bij het spreken gaat het er in hoofdzaak om dat het publiek de informatie kan verwerken. Dit houdt in dat u zowel hoorbaar als zichtbaar moet zijn.

Tips

• spreek duidelijk;
• spreek niet te zacht;
• kijk uw publiek aan;
• gebruik hulpmiddelen, zoals sheets, een beamer of een whitebord om uw presentatie te ondersteunen (zorg voor leesbaar, beknopt en eenduidig materiaal).

Concentratie krijgen en houden

Bij een presentatie krijgt uw publiek een behoorlijke hoeveelheid informatie over zich heen. Het is een hele opgave om voor de volle 100 procent geconcentreerd te blijven luisteren. Dit kan ten koste van de inhoud van uw verhaal gaan. Om dat te voorkomen kunt u het volgende in gedachten houden:

• behandel niet teveel onderwerpen;
• gebruik een duidelijke structuur;
• herhaal af en toe en vat samen;
• breng afwisseling in uw verhaal met voorbeelden, hulpmiddelen en stemgebruik

Houd tijdens uw presentatie rekening met uw publiek:

• sta open voor vragen en opmerkingen;
• vermijd vakjargon;
• speel in op reacties uit de zaal;
• onder- of overschat uw publiek niet;
• stimuleer het publiek om te discussiëren.

Een andere manier om uw publiek voor u te winnen, is om ze betrokken te maken bij uw verhaal:

• geef actuele voorbeelden;
• geef aan waarom het onderwerp voor het publiek interessant is, wat hun belang is.

Presentatietraject

Grofweg bestaat een presentatie uit de volgende fases: voorbereiding, onderwerp, structuur, taalgebruik en de uiteindelijke presentatie.

Voorbereiding

Bekijk onder welke omstandigheden u presenteert. Denk hierbij aan:
de zaal (licht of donker i.v.m. overheadprojectie), de apparatuur, de opstelling (rijen of carré), het soort publiek (voorkennis, verwachting), spreektijd, vorm (discussie of alleen voordracht); formuleer duidelijk uw doel met de presentatie.

Onderwerp

Verzamel relevante informatie over het betreffende onderwerp nadat u onderwerp en doel duidelijk heeft geformuleerd. Zorg dat u veel meer van het onderwerp afweet dan u gaat vertellen; u moet allerlei vragen kunnen beantwoorden en met voorbeelden en extra informatie discussies aan kunnen gaan.

Probeer goed in te schatten wat de voorkennis van het publiek is, wat hebben zij al kunnen lezen of wat hebben ze gezien over het onderwerp.

Structuur

Formuleer de kern van de presentatie duidelijk voor uw publiek.
Deel uw presentatie logisch in en denk na over een geschikte inleiding (desnoods een actuele anekdote) en een passend slot (conclusie of discussiepunt). Herhaal belangrijke punten en verwijs tussentijds naar de structuur en geef aan waar u bent en wat er nog gaat komen.

Taalgebruik

Spreken in het openbaar verschilt duidelijk van een normaal gesprek:
Praat rustig en las pauzes in om het publiek de kans te geven uw verhaal te blijven volgen; Vermijd vakjargon én stopwoordjes (oefen uzelf hierin).

De presentatie

Schrijf een presentatie liever niet helemaal uit. Schrijftaal is geen spreektaal. Lees uw verhaal niet voor waardoor het tempo vaak te hoog ligt en de structuur te ingewikkeld wordt en het publiek zowel de aandacht als het overzicht verliest.

Maak een schema met kernbegrippen of steekwoorden dat als geheugensteuntje dient.

Maak gebruik van audiovisuele hulpmiddelen: beamer, whiteboard, flap-over of overheadsheets. Schrijf daar niet teveel op, gebruik een duidelijk lettertype, gebruik niet teveel sheets, ga niet voor de sheets staan, verduister de zaal niet volledig, test het vooraf.

Las een periode aan het eind in waarin vragen kunnen worden gesteld of zet een stelling op het bord of een sheet om de discussie te stimuleren.

Presenteren en lichaamstaal

Door gebaren, expressie, gelaatsuitdrukking en toonhoogte geeft u (onbewust) een extra dimensie aan hetgeen u zegt. Ook bij het zoeken naar vacatures en het solliciteren wordt hier een sterke aandacht aan geschonken.

Hieronder volgen een paar tips om een presentatie non-verbaal gladjes te laten verlopen:

• Ruimte - bekijk van tevoren waar de presentatie gehouden wordt zodat u rekening met de opstelling van hulpmiddelen kunt houden;
• Afstand - stem de afstand tot het publiek af. Als regel geldt: hoe groter de groep hoe groter de afstand;
• Hulpmiddelen - maak tijdens de presentatie gebruik van afbeeldingen. Deze trekken niet alleen de aandacht, maar zorgen er ook voor dat u een visueel geheugensteuntje heeft, zonder het contact met uw publiek te verliezen. Laat sheets en Powerpoint over aan anderen.
• Aandacht - neem geen papieren mee. Dit leidt af, u verliest eerder de interactie met uw publiek en u voorkomt dat u uw presentatie voor gaat lezen;
• Barricades - vermijd barricades zoals katheders, ze scheppen afstand tussen u en het publiek. Zonder tafel of spreekstoel voelt u zich misschien 'kwetsbaarder', maar u stelt zich open voor uw publiek.
• Houding - door uw gewicht over beide voeten te verdelen, voorkomt u dat u gaat wiebelen; dit oogt zelfverzekerd en is minder vermoeiend.
• Bewegen - durf stil te staan, later kunt u altijd meer gaan bewegen. Loop niet heen en weer maar naar voren en naar achteren. Op deze manier blijft u in contact met het hele publiek Als u wijst, wijs dan met uw handpalm naar boven. Hoe groter de groep hoe groter de armbewegingen.
• Interactie - laat u niet uit het veld slaan door geringe feedback aan het begin van uw presentatie, mensen wachten af wat er gaat komen. Naarmate uw verhaal vordert, kunt u inhaken op reacties uit het publiek.

Bron: UvA - Communicatiewetenschap en Bodycom